Sve je počelo od zapisivanja podatke o prodaji poklon paketa kojeg sam kreirao. Cilj je bio imati podatak o prodaji i potražnji  tog poklon paketa da bih znao što ću u budućnosti  s njim. No, zapisivanje na papiru je bilo nepregledno, a za krajnji podatak, stalno sam morao zbrajati nove podatke sa starima. To je postalo naporno pa sam kreirao prvu bazu podataka u tabličnom kalkulatoru, što je bilo bolje, ali ne i dovoljno dobro.

 

 Odlučio sam zato izraditi relacijsku bazu podataka u kojoj ću moći voditi evidenciju o kupcima i dobavljačima, vrsti prodanih proizvoda i količinama prodaje istih, a zatim imati mogućnost  te podatke pregledati po određenim kriterijima.

Nakon što sam kreirao samu relacijsku bazu podataka sa njenim osnovnim tablicama, formirao sam prvi obrazac preko kojeg ću imati pregled dobavljača ambalaže i opreme te, što je mnogo važnije, kupaca mojih pčelarskih proizvoda. Na slici 1. prikazan je obrazac kupaca i dobavljača kojeg sam nazvao „Adresar“.

U gornjem dijelu obrasca podaci su o osobi ili tvrtki i nije nužno upisati sve podatke, a osim imena i prezimena obavezan je još samo poštanski broj. U bazi su upisani svi poštanski brojevi s nazivima pošta u Hrvatskoj, sve države sa njihovim pozivnim brojevima, te pozivni brojevi svih županija, ali i mobilnih operatera u Hrvatskoj. U tablici desno od osnovnih podataka o kupcu možete zato upisati neograničeni broj aparata nazivajući ih po želji. Tablica na dnu obrasca je za podatke o kupnji proizvoda koje je dotična osoba izvršila, a iznad tablice „Broj kupljenih proizvoda“ označava ukupni broj komada, te ispod  ukupna vrijednost robe u kunama koje je osoba kupila od kada vodimo evidenciju.

Da bismo mogli imati te podatke, moramo  voditi i samu prodaju. Iako nismo obavezni  izdavati račune u OPG-ima  registriranim za pčelarstvo, ovo je zamišljeno kao izdavanje računa za kupnju, ali koji je samo za našu internu upotrebu. Za tu radnju formirao sam obrazac koji sam nazvao „Račun“ i on je na slici 2.

 

Upis je jednostavan i brz. Datum se klikne mišem na kalendaru koji se pojavi kada dođete u kućicu sa datumom. Na padajućem izborniku u kućici „Šifra kupca“ odaberemo kupca te u kućici „Način plaćanja“, također iz padajućeg izbornika, odaberemo način plaćanja. Ako je stranka odmah platila takozvani račun, kliknemo samo kvačicu na kućicu „Plaćeno“. U tablici dolje na obrascu trebamo samo upisati šifru proizvoda, potvrditi je li taj proizvod prodan ili poklonjen te upisati broj komada za određen proizvod. Za drugi proizvod ponovimo radnju u slijedećem redu i tako za sve kupljene proizvode tog kupca. Iznad tablice je kućica s ukupnim iznosom za taj račun što možemo koristiti i za naplatu recimo na nekom štandu, ili negdje, gdje nam je prijenosno računalo  pri ruci. U stupcu desno gore su podatci o kupcu koji se otvaraju nakon što u padajućem izborniku odaberemo  „Šifru kupca“.

Koristeći samo ova dva obrasca imamo puno podataka o prodaji naših proizvoda. Obrazac koji sam nazvao „Pregled prodaje“ je na slici 3. Pomoću njega filtriramo podatke i dobijemo informaciju koja nam je potrebna. Sa opcijskim gumbima odaberemo kriterije pomoću kojih ćemo pretraživati podatke. Na primjeru  sa slike 3. to su proizvod i godina. U padajućem izborniku „Proizvod“ odaberemo proizvod koji nas interesira, a to je u ovom slučaju poklon paket sa početka teksta. U kućici „Godina“ upišemo godinu, na primjeru sa slike je to 2014. godina. Pritiskom na gumb „Pretraži“ dobijemo podatke koje smo željeli. U ovom slučaju vidi se da je u ovoj godini prodano samo 5 „Škrinjica zdravlja“ s ukupnim iznosom od 1000,00 kuna. U tablici na dnu obrasca su podatci, tko je u toj godini kupio proizvod,  kada i u kojoj količini. Dakle, na ovom obrascu mogu pregledati prodaju za bilo koji proizvod i bilo koju godinu te  podatak o tome koliko je tih proizvoda poklonjeno ili prodano. Ako isključimo sve opcijske gumbe dobit ćemo podatak o ukupnom broju prodaje svih proizvoda zajedno i za sve godine od kada vodimo bazu podataka.

Počeo sam voditi evidenciju na taj način i zadovoljan sam. Moja obitelj također se lako služi s tom bazom i počeli su voditi evidenciju zajedno sa mnom. Uočio sam da uz malo utrošenog vremena više ne tapkam u mraku već vidim što me ljudi najviše traže, na koje proizvode trebam više obratiti pažnju i povećati proizvodnju, a koje izbaciti iz asortimana proizvoda ili smanjiti broj proizvoda. Mogu vidjeti tko je moj dobar kupac i treba li ga nagraditi i slično. Na kraju i u svakoj školi za menadžment  prva lekcija je vođenje evidencije kupaca i dobavljača, koja je osnova za svaki ozbiljniji pristup poslu, u odnosu na donošenje odluka. Sada su se moji zahtjevi povećali i počeo sam nadograđivati bazu, pa je tako već tu obrazac „Primka – otpremnica materijala“, obrazac za zamjenu i kupovinu voska i još neki koji će mi prikazati i troškove za ambalažu, hranu, lijekove , razne članarine i knjige, prihod od poticaja, stanje dijelova košnica na skladištu i koliko ih je u upotrebi i slično.

U razgovoru sa kolegama pčelarima o bazi podataka neki su mi otvoreno rekli da je bolje da ne znaju kakav je završni rezultat. Znam da je većina zaljubljena u ovu granu poljoprivrede, a i većina se time bavi iz hobija. Mislim da neće štetiti ako donesemo neke prave odluke bez obzira koliko taj posao radili iz entuzijazma. Ne zaboravimo, prva lekcija  iz menadžmenta  je vođenje evidencije kupaca i odnosa prema njima.

Na kraju ja sam programer amater i to mi je jedan od hobija. Ne pada mi na pamet tvrditi da je ovo moje rješenje najbolje i jedino. Cilj je bio prikazati jedno od jednostavnih rješenja vođenja baze podataka prilagođeno pčelarstvu, a kad nam je većini računalo kod kuće upotrijebimo ga i za nešto korisnije od Facebook-a.